英語でフォーマルなメールを書くにはどうすればよいですか?

まず質問から始めます。英語でメールを書かなければならないとき、英語で直接考えますか?それともスペイン語から直訳するのでしょうか？

通常、書きたい内容を直接翻訳すると、最終的なメッセージが不正確になります。スペイン語で考えなくても、英語で一貫性のある正しい電子メールを作成できる主要なツールを備えていることが重要です。

英語のフォーマルメールの構成

英語で正式な電子メールを準備するには、正式な手紙の構造に従います。

• 1) ご挨拶
• 2) 本体
• 3) 閉鎖
• 4) さよなら

正式なメールはどのように始めればよいでしょうか?

よろしくお願いします！
話しかける相手がわかっている場合は、次のような挨拶から始めます。

• 男性 –親愛なるウッズさん、
• 既婚女性 –親愛なるロドリゲス夫人、
• 婚姻状況がわからない女性たち –親愛なるグリーンさん、

※今では「Ms」がほとんど使われています。通常、受信者の婚姻状況がわからないためです。私たちは常に「Ms.」を使うようにしています。

私たちが彼のことを知らない場合は、あまり個人的な挨拶をせずに彼に話しかけなければなりません。これらの挨拶は、特に苦情の手紙や、グループに宛てて手紙を書くため情報を要求する必要がある場合に使用されます。

• 拝啓、
• ご担当者様、

では、正式なメールの本文には何を記載すればよいでしょうか?

挨拶から正式なメールが始まったので、今度はそれに少しスパイスを加えます。レターの目的を考慮してメール本文の作成を進めます。

最も一般的な方法は、「私は…に書いています」で始まり、その後に目的が続きます。

• 感謝 –私はあなたに感謝するためにこの手紙を書いています…
• 情報のリクエスト –私は…について尋ね/問い合わせるために手紙を書いています。
• 情報提供 –このことをお知らせするためにこの手紙を書いています…
• フォローアップ –フォローアップのために書いています…
• 返信 –私は…への返信として書いています。

最初から感謝を示したい場合は、次の方法で始めることもできます。

• ありがとうございます…
• 私（私たち）に感謝したいと思います…

そして、助けを求めたい場合は、次のようにします。

• していただければ幸いです…
• よろしいですか…？

そして助けを提供するには:

• 私（私たち）は喜んで…
• 私（私たち）は喜んで…

英語でフォーマルなメールの結びはどう書けばいいのでしょうか？

メールの本文を書き終わったら、別れを告げるまであと一歩です。メールの結びを含める必要があります。これらのコメントは通常、改めて感謝の意を表したり、近い将来の会議について言及したり、助けを申し出たりするものです。

感謝

• 改めて感謝申し上げます。…
• 私（私たち）は改めて感謝したいと思います…

近い将来の出会い

• 私（私たちは）あなたにお会いできることを楽しみにしています...

助けを申し出る

• この件に関してご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
• さらにサポートが必要な場合は、私に連絡してください。

正式なメールで別れを告げる

ここまでは問題ありませんが、正式なメールでどのように別れを告げればよいでしょうか?正式なメールでの別れの挨拶は、非常に心のこもった言葉で行われます。

受信者がわからない場合は、次を使用します。

• 敬具、
• 敬具、

受信者がわかっている場合は、次を使用します。

• よろしくお願いします、
• 幸運をお祈りしています、
• 心から、

英語でのフォーマルなメールの例

これでツールは揃いましたが、結果はどうなるでしょうか?英語でのフォーマルなメールの例文をいくつか紹介します。

情報を要求する英語の正式なメールの例

まず、英語で情報を要求する手紙 (または正式な電子メール) の例を見てみましょう。誰が手紙を受け取るか分からないので、 「Dear Sir/Madam:」の形式で挨拶し、 「拝啓」と別れを告げます。

拝啓：
あなたのフランス語コースについて問い合わせたくてメールしています。友人から御社のウェブサイトを紹介され、この夏に御社が提供しているさまざまなコースを拝見しました。私にとって最良の選択肢はリヨンでの 2 週間の集中コースですが、その計画と方法論に関していくつか質問があります。

• 月曜日に到着する生徒に空港送迎サービスを提供していますか?
• 一般的なコーススケジュールはどのようなものですか?
• 先生たちはどのような資格を持っていますか?
• 教師は生徒の到着時に口頭レベルのテストを実施しますか?
• 生徒と教師の比率はどれくらいですか?

よろしくお願いいたします。
敬具、
ミゲル・ディアス

フォーマルな英語でのお礼状の例

ここで、フォーマルな英語でのお礼状（またはフォーマルなメール）の例を見てみましょう。手紙を書き始めるときに「私は…に感謝したいと思います」というフレーズを使うことが非常に重要です。差出人は受取人のことを知っているので、 「よろしくお願いします」と別れを告げることができます。

親愛なるジョーンズ夫人、
時間を割いて私と私のチームをフィラデルフィアの新しいオフィスを案内していただき、ありがとうございます。私たちは皆、訪問中にあなたとあなたの同僚が私たちに示してくれたもてなしを楽しみました。近いうちにまた訪問し、引き続きビジネス関係を強化していきたいと考えています。
お忙しい中、お時間を割いていただきまして、重ねて御礼申し上げます。今後数か月間ご連絡できることを楽しみにしています。

よろしくお願いします、
ローラ・サラマンカ

会社宛ての英語での正式な手紙の例

最後に、社外の企業の担当者に宛てた英語での正式な手紙の例を見てみましょう。この手紙では、 「親愛なるウィリアムズさん」という挨拶で始めています。なぜなら、私たちは彼の名前は知っていますが、一度も会ったことがないからです。手紙の結びに使用されるフレーズにも注目してください。

親愛なるウィリアムズさん、

11 月 15 日午前 10 時にダウンタウン ホテル アンド カンファレンス センターで開催される国際マーケティング カンファレンスのパネルの講演者としてあなたを招待したいと思います。

広告の国際流通チャネルの変化に焦点を当てた講演者の一人としてご参加いただければ幸いです。この分野におけるあなたの専門知識がカンファレンスに最適であると考えます。

ジョアンナ・リード博士によるデジタル広告に関する 30 分間のプレゼンテーションがあり、その直後に 2 時間のパネルディスカッションが行われます。プログラム全体を記載した情報パンフレットが添付されています。

ご検討をお願いいたします。お返事おまちしております。

敬具、
ドバイ イベント サービシズ LLC