Come scrivere un'e-mail formale in inglese?

Iniziamo facendoti una domanda: Quando devi scrivere una email in inglese, pensi direttamente in inglese? Oppure fai una traduzione letterale dallo spagnolo?

Normalmente traduciamo direttamente quello che vogliamo scrivere e questo rende il messaggio finale errato . È importante avere gli strumenti chiave per poter creare un'e-mail coerente e corretta in inglese senza dover pensare in spagnolo.

La struttura di un'e-mail formale in inglese

Per preparare un'e-mail formale in inglese, seguiamo la struttura di una lettera formale:

• 1) Saluto
• 2) Corpo
• 3) Chiusura
• 4) Addio

Come si avvia un'e-mail formale?

Con cordiali saluti!
Se conosciamo la persona a cui ci rivolgiamo, iniziamo con questi saluti a:

• Uomini – Caro signor Woods,
• Donne sposate – Cara signora Rodriguez,
• Donne di cui non conosciamo lo stato civile – Cara signora Green,

*Al giorno d’oggi si usa quasi sempre “Ms”. poiché di solito non conosciamo lo stato civile del destinatario. Cerchiamo di usare sempre "Ms".

Se non lo conosciamo dobbiamo rivolgerci a lui con saluti meno personali. Questi saluti vengono utilizzati soprattutto nelle lettere di reclamo o quando dobbiamo chiedere informazioni poiché stiamo scrivendo ad un gruppo.

• Caro Signore / Signora,
• Per chi è coinvolto,

Ora, cosa includiamo nel corpo dell'e-mail formale?

Ora che abbiamo iniziato l'e-mail formale con il saluto, è il momento di aggiungere un po' di pepe. Andiamo avanti con lo sviluppo del corpo dell'email, tenendo conto dello scopo della lettera.

Il modo più comune per iniziare è con “ Sto scrivendo a… ” seguito dal nostro scopo, che potrebbe essere:

• Gratitudine – Ti scrivo per ringraziarti per...
• Richiedi informazioni – Scrivo per chiedere/domandare informazioni su...
• Dare Informazioni – Vi scrivo per informarvi che…
• Follow-up – Scrivo per dare seguito a...
• Risposta – Scrivo in risposta a…

Se vogliamo ringraziare fin dall'inizio , possiamo iniziare anche nei seguenti modi:

• Grazie per…
• Io (noi) vorrei ringraziarvi per...

E se vogliamo chiedere aiuto:

• Ti sarei grato se potessi…
• Ti dispiacerebbe…?

E per offrire aiuto:

• Io (noi) sarei felice di...
• Io (noi) saremmo lieti di...

Come si scrive la chiusura di una email formale in inglese?

Dopo aver scritto il corpo dell'email, ci resta un passo prima di salutarci. Dobbiamo includere la chiusura dell'e-mail. Questi commenti di solito servono per ringraziare ancora, fare riferimento a un incontro nel prossimo futuro o offrire aiuto.

Gratitudine

• Grazie ancora una volta per…
• Vorrei (noi) ringraziarvi ancora per...

Incontro nel prossimo futuro

• Io (noi) non vedo l'ora di incontrarti / vederti...

Offrire aiuto

• Non esitate a contattarmi se avete domande su questo argomento.
• Se hai bisogno di ulteriore assistenza, contattami.

Arrivederci in un'e-mail formale

Fin qui tutto bene, ma come ci salutiamo in un'e-mail formale? Gli addii in un'e-mail formale vengono fatti con un linguaggio molto cordiale.

Se non conosciamo il destinatario , utilizziamo:

• Cordiali saluti,
• Cordiali saluti,

Se conosciamo il destinatario , utilizziamo:

• Distinti saluti,
• Auguri,
• Cordiali saluti,

Alcuni esempi di email formali in inglese

Adesso abbiamo gli strumenti, ma qual è il risultato? Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di email formali in inglese.

Esempio di email formale in inglese per richiedere informazioni

Vediamo innanzitutto un esempio di lettera (o email formale) per richiedere informazioni in inglese. Poiché non sappiamo chi riceverà la lettera, salutiamo nel formato “Gentile Signore/Signora:” e salutiamo con “Distinti saluti”,

Caro Signore / Signora:
Ti scrivo per avere informazioni sui tuoi corsi di francese. Un amico mi ha indirizzato al vostro sito web e ho dato un'occhiata ai diversi corsi che offrite quest'estate. L'opzione migliore per me sarebbe un corso intensivo di due settimane a Lione, ma ho alcune domande riguardanti la logistica e la metodologia:

• Offrite un servizio di trasferimento aeroportuale per i vostri studenti che arrivano lunedì?
• Qual è il programma tipico di un corso?
• Che qualifiche hanno i vostri insegnanti?
• Gli insegnanti effettueranno un test di livello orale all'arrivo dello studente?
• Qual è il rapporto studenti-insegnanti?

Grazie in anticipo per la vostra assistenza.
Cordiali saluti,
Miguel Diaz

Esempio di lettera di ringraziamento in inglese formale

Ora guardiamo un esempio di lettera di ringraziamento (o email formale) in inglese formale. È molto importante usare la frase “vorrei ringraziarti per…” quando iniziamo a scrivere la lettera. Poiché il mittente conosce il destinatario, può salutarlo con un "Cordiali saluti"

Cara signora Jones,
Vorrei ringraziarvi per aver dedicato del tempo per mostrare a me e al mio team i vostri nuovi uffici a Filadelfia. Abbiamo tutti apprezzato l'ospitalità che tu e i tuoi colleghi ci avete mostrato durante la nostra visita. Speriamo di tornarci presto e di continuare a consolidare il nostro rapporto commerciale.
Grazie ancora per aver dedicato del tempo alla tua fitta agenda per stare con noi. Non vedo l'ora di restare in contatto nei prossimi mesi.

Distinti saluti,
Laura Salamanca

Esempio di lettera formale in inglese per un'azienda

Infine, esaminiamo un esempio di lettera formale in inglese indirizzata a qualcuno di un'azienda esterna. In questa lettera iniziamo con il saluto “Caro signor Williams” perché conosciamo il suo nome, ma non lo abbiamo mai incontrato. Dovresti anche guardare le frasi usate per chiudere la lettera.

Caro signor Williams,

Ti scriviamo per invitarti a partecipare come relatore al nostro panel alla prossima conferenza internazionale sul marketing che si terrà il 15 novembre alle 10:00 al Downtown Hotel and Conference Center.

Saremmo lieti se potessi essere uno dei relatori che si concentreranno sui cambiamenti nei canali di distribuzione internazionale della pubblicità. Riteniamo che la tua esperienza nel settore sia perfetta per la conferenza.

Ci sarà una presentazione di 30 minuti sulla pubblicità digitale tenuta dalla Dott.ssa Joanna Reed e, subito dopo, si terrà un dibattito di 2 ore. In allegato troverete una brochure informativa con l'intero programma.

Grazie per la vostra considerazione. Restiamo in attesa della vostra risposta.

Cordiali saluti,
Dubai Servizi per eventi LLC