Comment rédiger un email formel en anglais ?

Nous commençons par vous poser une question : Lorsque vous devez rédiger un email en anglais, pensez-vous directement en anglais ? Ou faites-vous une traduction littérale de l’espagnol ?

Normalement, nous traduisons directement ce que nous voulons écrire et cela rend le message final incorrect . Il est important de disposer des outils clés pour pouvoir créer un email cohérent et correct en anglais sans avoir à penser en espagnol.

La structure d'un email formel en anglais

Pour préparer un e-mail formel en anglais, nous suivons la structure d'une lettre formelle :

• 1) Salutation
• 2) Corps
• 3) Clôture
• 4) Adieu

Comment démarrer un e-mail formel ?

Cordialement!
Si nous connaissons la personne à qui nous nous adressons, nous commençons par ces salutations pour :

• Hommes – Cher M. Woods,
• Femmes mariées – Chère Mme Rodriguez,
• Femmes dont nous ne connaissons pas l’état civil – Chère Mme Green,

*De nos jours, « Ms » est presque toujours utilisé. puisque nous ne connaissons généralement pas l’état civil du destinataire. Nous essayons de toujours utiliser « Ms ».

Si nous ne le connaissons pas , nous devons lui adresser des salutations moins personnelles. Ces salutations sont notamment utilisées dans les lettres de réclamation ou lorsque nous devons demander des informations puisque nous écrivons à un groupe.

• Cher Monsieur/Madame,
• À qui cela peut concerner,

Maintenant, qu’incluons-nous dans le corps de l’e-mail formel ?

Maintenant que nous avons commencé l'e-mail formel avec le message d'accueil, il est temps d'y ajouter un peu de piquant. Nous avançons dans l’élaboration du corps du mail en tenant compte de l’objet de la lettre.

La façon la plus courante de commencer est de dire « J'écris à… » suivi de notre objectif, qui pourrait être :

• Gratitude – Je vous écris pour vous remercier de…
• Demande d'informations – J'écris pour demander/se renseigner sur…
• Donnez des informations – Je vous écris pour vous informer que…
• Suivi – J’écris pour faire le suivi de…
• Réponse – J’écris en réponse à…

Si nous voulons rendre grâce dès le début , nous pouvons également commencer des manières suivantes :

• Merci pour…
• Je (nous) tenons à vous remercier pour…

Et si nous voulons demander de l'aide :

• Je serais reconnaissant si tu pouvais…
• Cela vous dérangerait…?

Et pour proposer de l'aide :

• Je (nous) serions heureux de…
• Je (nous serions) heureux de…

Comment rédige-t-on la clôture d’un e-mail formel en anglais ?

Après avoir rédigé le corps de l’email, il nous reste une étape avant de dire au revoir. Nous devons inclure la clôture de l'e-mail. Ces commentaires visent généralement à vous remercier encore une fois, à faire référence à une réunion dans un avenir proche ou à offrir de l'aide.

Gratitude

• Merci encore une fois pour…
• Je (nous) souhaitons vous remercier encore une fois pour…

Rencontre dans un futur proche

• J’ai (nous avons) hâte de vous rencontrer / de vous voir…

Offrir de l'aide

• N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions à ce sujet.
• Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, veuillez me contacter.

Au revoir dans un e-mail formel

Jusqu’ici tout va bien, mais comment dire au revoir dans un e-mail formel ? Les adieux dans un e-mail formel se font dans un langage très cordial.

Si nous ne connaissons pas le destinataire , nous utilisons :

• Cordialement,
• Cordialement votre,

Si nous connaissons le destinataire , nous utilisons :

• Cordialement,
• Meilleurs vœux,
• Sincèrement,

Quelques exemples d’emails formels en anglais

Nous disposons désormais des outils, mais quel est le résultat ? Nous examinons quelques exemples d’e-mails formels en anglais.

Exemple d'e-mail formel en anglais pour demander des informations

Nous examinons d'abord un exemple de lettre (ou d'e-mail formel) pour demander des informations en anglais. Puisque nous ne savons pas qui recevra la lettre, nous saluons au format « Cher Monsieur/Madame : » et disons au revoir avec « Fidèlement à vous ».

Cher Monsieur/Madame:
Je vous écris pour me renseigner sur vos cours de français. Un ami m'a référé à votre site Internet et j'ai jeté un œil aux différents cours que vous proposez cet été. La meilleure option pour moi serait un cours intensif de deux semaines à Lyon, mais j'ai quelques questions concernant la logistique et la méthodologie :

• Proposez-vous un service de transfert aéroport à vos étudiants arrivant le lundi ?
• Quel est un programme type de cours ?
• Quelles sont les qualifications de vos professeurs ?
• Les professeurs procéderont-ils à un test de niveau oral à l'arrivée de l'élève ?
• Quel est le ratio élèves/enseignant ?

Merci d'avance pour votre aide.
Cordialement votre,
Miguel Díaz

Exemple de lettre de remerciement en anglais formel

Examinons maintenant un exemple de lettre de remerciement (ou d'e-mail formel) en anglais formel. Il est très important d’utiliser la phrase « Je voudrais vous remercier pour… » lorsque nous commençons à rédiger la lettre. Puisque l'expéditeur connaît le destinataire, il peut lui dire au revoir avec un « Meilleures salutations ».

Chère Mme Jones,
Je tiens à vous remercier d'avoir pris le temps de me montrer, à moi et à mon équipe, vos nouveaux bureaux à Philadelphie. Nous avons tous apprécié l’hospitalité que vous et vos collègues nous avez témoignée lors de notre visite. Nous espérons revenir bientôt et continuer à solidifier notre relation commerciale.
Merci encore d'avoir pris le temps d'être avec nous malgré votre emploi du temps chargé. J'ai hâte de rester en contact dans les mois à venir.

Cordialement,
Laura Salamanque

Exemple de lettre formelle en anglais pour une entreprise

Enfin, nous examinons un exemple de lettre formelle en anglais adressée à une personne d'une entreprise externe. Dans cette lettre, nous commençons par saluer « Cher M. Williams » , car nous connaissons son nom, mais nous ne l'avons jamais rencontré. Vous devriez également regarder les phrases utilisées pour clôturer la lettre.

Cher M. Williams,

Nous vous écrivons pour vous inviter à faire partie de notre panel lors de la prochaine conférence internationale sur le marketing au Downtown Hotel and Conference Center le 15 novembre à 10h00.

Nous serions heureux si vous pouviez être l'un des intervenants qui se concentreraient sur l'évolution des canaux de distribution internationaux de la publicité. Nous considérons que votre expertise dans le domaine correspond parfaitement à la conférence.

Il y aura une présentation de 30 minutes sur la publicité numérique donnée par le Dr Joanna Reed, et immédiatement après, il y aura une table ronde de 2 heures. Vous trouverez ci-joint une brochure d'information avec l'ensemble du programme.

Merci pour votre considération. Nous avons hâte d'avoir de tes nouvelles.

Cordialement,
Dubaï Event Services LLC