¿Cómo escribir un Email formal en inglés?

Empezamos lanzándote una pregunta: Cuando tienes que escribir un correo en inglés, ¿piensas directamente en inglés? ¿O haces una traducción literal del español?

Normalmente, traducimos lo que queremos escribir directamente y esto hace que el mensaje final quede incorrecto. Es importante tener las herramientas claves para poder elaborar un email coherente y correcto en inglés sin tener que pensar en español.

La estructura de un email formal en inglés

Para elaborar un email formal en inglés, seguimos la estructura de una carta formal:

• 1) Saludo
• 2) Cuerpo
• 3) Cierre
• 4) Despedida

¿Cómo empezamos un email formal?

¡Con un buen saludo!
Si conocemos a la persona a la que nos dirigimos, empezamos con estos saludos para:

• Hombres – Dear Mr. Woods,
• Mujeres casadas – Dear Mrs. Rodriguez,
• Mujeres de las que no sabemos su estado civil – Dear Ms. Green,

*Hoy en día casi siempre se utiliza “Ms.” ya que no solemos saber el estado civil del destinatario. Procuramos utilizar siempre “Ms.”

Si no le conocemos, nos tenemos que dirigir con saludos menos personales. Estos saludos se utilizan sobre todo en cartas de reclamación o cuando tenemos que pedir información ya que escribimos a un colectivo.

• Dear Sir/Madam,
• To whom it may concern,

¿Ahora, qué incluimos en el cuerpo del email formal?

Ahora que hemos empezado el email formal con el saludo, toca meterle un poco de chicha. Avanzamos con el desarrollo del cuerpo del email, teniendo en cuenta el propósito de la carta.

La forma más corriente de empezar es con un “I am writing to…” seguido por nuestra finalidad, que podría ser:

• Agradecimiento – I am writing to thank you for…
• Pedir Información – I am writing to ask/inquire about…
• Dar Información – I am writing to inform you that…
• Seguimiento – I am writing to follow up on…
• Respuesta – I am writing in response to…

Si queremos dar agradecimiento desde el principio, también podemos empezar de las siguientes formas :

• Thank you for…
• I (we) would like to thank you for…

Y si queremos pedir ayuda:

• I would be grateful if you could…
• Would you mind…?

Y para ofrecer ayuda:

• I (we) would be happy to…
• I (we) would be pleased to…

¿Cómo escribimos el cierre de un email formal en inglés?

Después de escribir el cuerpo del email, nos queda un paso antes de despedirnos. Tenemos que incluir el cierre del email. Estos comentarios suelen ser para volver a agradecer, referirse a una reunión en el futuro próximo u ofrecer ayuda.

Agradecimiento

• Thank you once more for…
• I (we) would like to thank you again for…

Reunión en el Futuro Próximo

• I (we) look forward to meeting / seeing you…

Ofrecer Ayuda

• Please do not hesitate to contact me if you have any questions regarding this matter.
• If you need any further assistance, please contact me.

Despedidas en un email formal

Hasta aquí bien, pero ¿cómo nos despedimos en un email formal? Las despedidas en un email formal se hacen con un lenguaje muy cordial.

Si no conocemos al destinatario, utilizamos:

• Yours sincerely,
• Yours faithfully,

Si conocemos al destinatario, utilizamos:

• Best regards,
• Best wishes,
• Sincerely,

Algunos ejemplos de emails formales en inglés

Ahora tenemos las herramientas, ¿pero cuál es el resultado? Echamos un vistazo a algunos ejemplos de emails formales en inglés.

Ejemplo de email formal en inglés para pedir información

Miramos primero un ejemplo de una carta (o email formal) para pedir información en inglés. Como no sabemos quién recibirá la carta, saludamos con el formato “Dear Sir/Madam:” y nos despedimos con un “Yours faithfully,”

Dear Sir/Madam:
I am writing to inquire about your French courses. I was referred to your website by a friend and I had a look at the different courses you are offering this summer. The best option for me would be a two-week intensive course in Lyon, but I have a few questions regarding the logistics and the methodology:

• Do you offer an airport transfer service for your students arriving on Monday?
• What is a typical course schedule?
• What qualifications do your teachers have?
• Will the teachers conduct an oral level test upon the student’s arrival?
• What is the student-teacher ratio?

Thank you in advance for your assistance.
Yours faithfully,
Miguel Diaz

Ejemplo de carta de agradecimiento en inglés formal

Ahora observamos un ejemplo de una carta (o email formal) de agradecimiento en inglés formal. Es muy importante utilizar la frase “I would like to thank you for…” cuando empezamos a redactar la carta. Como la remitente conoce a la destinataria, puede despedirse con un “Best regards,”

Dear Ms. Jones,
I would like to thank you for taking the time to show me and my team your new offices in Philadelphia. We all enjoyed the hospitality you and your colleagues showed us while we were visiting. We hope to visit again soon and continue to solidify our business relationship.
Thank you again for taking time out of your busy schedule to be with us. I look forward to keeping in touch in coming months.

Best regards,
Laura Salamanca

Ejemplo de carta formal en inglés para una empresa

Por último, miramos un ejemplo de una carta formal en inglés dirigida a alguien de una empresa externa. En esta carta, empezamos con el saludo “Dear Mr. Williams” porque sabemos su nombre, pero nunca le hemos conocido. Hay que fijarse también en las frases utilizadas para cerrar la carta.

Dear Mr. Williams,

We are writing to invite you to be a speaker on our panel at the upcoming international marketing conference at the Downtown Hotel and Conference Center on November 15th at 10:00 am.

We would be pleased if you could be one of the speakers focusing on the changes in international distribution channels of advertising. We consider your expertise in the area to be a perfect fit for the conference.

There will be a 30-minute presentation on digital advertising given by Dr. Joanna Reed, and immediately following, there will be a 2-hour panel discussion. Attached you will find an informational brochure with the entire program.

Thank you for your consideration. We look forward to hearing from you.

Yours sincerely,
Dubai Event Services LLC